code of conduct

Verantwortungsbewusstes, zukunftsorientiertes und nachhaltiges Denken und Handeln prägt unser Unternehmen. Im Sinne dieses Code of Conducts verpflichten wir uns zu ökonomischen, ökologischen und gesamtgesellschaftlichen Werten.

Rechtswahrung als Grundlage des geschäftlichen Handelns

arcaya verpflichtet sich auf die Einhaltung aller relevanter gesetzlichen Vorgaben sowie auf die Erfüllung der mit ihren Geschäftspartnern vertraglichen verständigten Leistungsparameter, die den rechtlichen Rahmen der Zusammenarbeit konkretisieren.  Dies beinhaltet die Kenntnis und Beachtung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und vertraglichen Vereinbarungen, die die Grundlage der Geschäftstätigkeit und der Zusammenarbeit bildet.

Ethisches Handeln / Sozialstandards (Ausarbeitung von Arbeitsverträgen)

Für arcaya ist die Einhaltung ethischer Standards eine unabdingbare Voraussetzung ihrer Markt- und Geschäftstätigkeit. Dazu gehört die strikte Ablehnung jeglicher Form von Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer oder nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, geistiger oder körperlicher Einschränkungen, Glaubensrichtungen oder anderer persönlicher Merkmale. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz wird beachtet. Psychische, physische, sexuelle oder verbale Nötigung und Beleidigung sowie jeder sonstige persönliche Angriff werden nicht geduldet.

Unbestechlichkeit und Transparenz

Jegliche Form von Bestechung und Bestechlichkeit ist untersagt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen ihre Position im Unternehmen nicht ausnutzen, um persönliche Vorteile zu fordern oder anzunehmen. Sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Dritten persönliche Vorteile in Aussicht gestellt bekommen, gilt dies als ein meldepflichtiger Interessenskonflikt. Zuwendungen im Rahmen von Einladungen oder von Werbemaßnahmen dürfen nur angenommen oder gewährt werden, wenn sie – den gängigen Gepflogenheiten entsprechend – mit einem berechtigten geschäftlichen Zweck einhergehen und ausdrücklich nicht in Zusammenhang mit der Forderung, dem Versprechen, dem Angebot, der Gewährung oder der Annahme eines Vorteil stehen. Die Geschäftsbücher und – Aufzeichnungen führt arcaya nach den allgemein anerkannten und handelsrechtlichen Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Alle Geschäftsabschlüsse werden ordnungsgemäß dokumentiert. Die Regeln ordnungsgemäßer Unternehmensführung werden eingehalten.

Arbeitsbedingungen - fair, sicher und entwicklungsorientiert

arcaya nimmt die Fürsorgepflicht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ernst und sorgt für eine gesunde und sichere Arbeitsumgebung am Arbeitsort. Die Einhaltung nationaler gesetzlicher Vorgaben bildet die arbeitsrechtliche Grundlage für die Beschäftigungsverhältnisse ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies beinhaltet unter anderem eine adäquate Vergütung sowie angemessen flexible Arbeitszeitmodelle. Dabei haben Gesundheit, Sicherheit und Nachhaltigkeit bei der Gestaltung von Arbeitssituationen und Arbeitsbedingungen höchste Priorität.

Ressourcennutzung

arcaya stellt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Erledigung ihrer Aufgaben technische Ausrüstungen wie z.B. IT-, Büro-, Kommunikationseinrichtungen und weitere Unternehmensressourcen zur Verfügung. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichten sich zu einem verantwortungsbewussten, sorgfältigen und sachgerechten Umgang mit Unternehmenseigentum sowie dieses vor Beschädigung, Diebstahl und Zerstörung zu schützen.

Umgang mit Informationen und Datenschutz

arcaya ist sich bewusst, dass Informationen einen wertvollen Vermögenswert darstellen und ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg sind. Aus diesem Grund werden vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten besonders geschützt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten zudem Beratung und Unterstützung durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Übertragung personenbezogener Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Dritten hat unter Beachtung größtmöglicher Sorgfalt und strengster Vertraulichkeit unter Einhaltung geltender Gesetze und arbeitsvertraglicher sowie betrieblicher Regelungen zu erfolgen.

Our company is shaped by responsible, future-oriented, and sustainable thought and action. In keeping with this Code of Conduct, we are committed to economic, ecological, and overall societal values.

Legal compliance as the basis of business dealings
arcaya undertakes to comply with all relevant statutory requirements and to fulfill the performance parameters contractually agreed upon with its business partners and which serve to further elaborate the legal framework for cooperation. This includes knowledge of and adherence to laws, regulations, guidelines, and contractual agreements that form the basis of business activity and cooperation.

Ethical conduct / social standards (drafting of employment contracts)
arcaya regards compliance with ethical standards as an essential prerequisite for its market and business activities. This includes strict rejection of any form of child labor, forced labor, and discrimination on the basis of race, ethnic or national origin, skin color, gender, or mental or physical disability. The German General Equal Treatment Act (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz - AGG) is adhered to. Mental, physical, sexual, or verbal coercion and harassment or any other form of personal attack will not be tolerated.

Incorruptibility and transparency
All forms of bribery and corruptibility are prohibited. Employees may not use their position in the company to demand or accept personal advantages. If a third party offers an employee the prospect of personal advantages, this is considered a conflict of interest requiring mandatory reporting. Benefits within the scope of invitations or advertising measures may only be accepted or granted if they are—in keeping with common practice—associated with a justified social purpose and are expressly not connected with a demand for, promise of, offer of, granting of, or acceptance of an advantage.
arcaya keeps its business accounts and records in accordance with the generally recognized and commercial principles of proper bookkeeping. The rules of proper corporate management are adhered to.

Working conditions – fair, safe and development-oriented
arcaya takes its duty of care for its employees seriously and ensures a healthy and safe environment at the workplace.
Compliance with national legal provisions forms the labor-law basis for the employment relationship with employees. Among other things, this includes adequate remuneration and an appropriate flex-time model for working hours. Health, safety, and sustainability are the highest priorities in shaping of working situations and working conditions.

Utilization of resources
To help employees perform their tasks, arcaya provides them with technical equipment such as IT, office, and communication devices and other company resources. All employees are obligated to responsible, careful, and appropriate usage of company property and to protect it from damage, theft, and destruction.

Handling of information and data privacy
arcaya is aware that information is a valuable asset and serves as a key building block for the company’s success. For this reason, special protection is afforded to confidential information and personal data. Employees who handle personal data also receive counsel and support from the company data protection officer. Collection, storage, process of, or transfer of personal data of employees or third parties must be undertaken with the greatest possible care and in strict confidentiality in compliance with valid laws, employment contract provisions, and company rules.